Die Mitnahme von Reisegruppen im öffentlichen Verkehr stellt zunehmend eine logistische Herausforderung dar. Die oftmals kurz vor dem Reisetermin vorgetragenen Reservierungswünsche lassen sich leider nicht immer erfüllen, da die Kapazitäten jeweils an der täglichen Nachfrage ausgerichtet sind und aus verschiedenen Gründen nicht kurzfristig angepasst werden können. Die Folgen einer mangelnden Koordination sind häufig eine Ablehnung von Gruppenfahrten oder die (ggf. eingeschränkte) Mitnahme von Gruppen in dann überfüllten Zügen.

Immer wieder stellen wir fest, dass bei frühzeitiger Abstimmung zwischen den Beteiligten jedoch geeignetere Lösungen hätten gefunden werden können. Aus gegebenem Anlass möchten wir Sie daher über die Mitnahme von Gruppen bei der AKN informieren und somit Ihnen nicht nur bei der Planung des Ausfluges helfen, sondern auch dazu beitragen, dass Sie weniger Stress haben und bares Geld sparen können.

Warum so früh wie möglich mit der AKN in Verbindung setzen?

Erfreulicherweise haben die Fahrgastzahlen in den vergangenen Jahren stetig 
zugenommen. Allerdings hat dies zur Folge, dass hierdurch leider in den Haupt-verkehrszeiten, d.h. zwischen ca. 6 und 9 Uhr sowie zwischen 16 und 18 Uhr für Gruppenfahrten kaum Kapazitäten zur Verfügung stehen. Durch die hohe Auslastung verkehren hier bereits alle verfügbaren Züge, so dass eine Verstärkung der Regelzüge oder der Einsatz von Zusatzzügen nicht möglich ist.

Über kontinuierliche Fahrgastzählungen kennen wir die Auslastungen der einzelnen Fahrten sehr genau. Aufgrund dieser Daten können wir daher abschätzen, ob die Mitnahme von Gruppen zu einer Überfüllung der Züge führen würde. Dies ist nicht nur hinsichtlich des gewünschten Komforts kritisch, sondern kann auch die Pünktlichkeit der Fahrten beeinträchtigen. Zwar besteht eine Pflicht zu Ihrer Beförderung, diese gilt jedoch lediglich im Rahmen vorhandener Kapazitäten und unter Berücksichtigung von Sicherheitsvorschriften. Eine sicherheitsrelevante Überfüllung der Züge darf und kann daher in keinem Fall von uns zugelassen werden. Im Interesse unserer Fahrgäste möchten wir jedoch auch eine angemessene Reisequalität gewährleisten. Hierzu gehört, dass Stehplatzkapazitäten nur in einem geringen Umfang und über kurze Zeiträume ausgenutzt werden.

In diesem Zusammenhang ist es notwendig, Gruppenfahrten genau zu planen und zu steuern. Und genau da wollen wir Ihnen helfen.

Was müssen Sie tun?

Wir bitten alle Gruppen von mehr als 20 Personen, sich spätestens zwei Wochen vor der jeweiligen Fahrt mit uns in Verbindung zu setzen. Je nach Tarif ermöglicht eine frühzeitige Anfrage auch die Inanspruchnahme von erheblich ermäßigten Fahrpreisen. So sparen Sie beispielsweise im SH-Tarif 50 Prozent, wenn Sie Ihre Fahrkarten bis zu 10 Tage vorher kaufen.

Als Ansprechpartner stehen Ihnen gerne unsere Mitarbeiter in den Service-Centern in Kaltenkirchen und Quickborn, aber auch am Service-Telefon (04191 / 933 933) zur Verfügung. Ihre Anfrage wird dort zunächst detailliert aufgenommen. Welche Informationen Sie von Ihnen benötigen, können Sie dem beiliegenden Musterantrag entnehmen. Anschließend wird geprüft, ob genügend Kapazitäten zur Mitnahme Ihrer Gruppe zur Verfügung stehen. Sollte die Mitnahme im gewünschten Zug nicht möglich sein, werden wir mit Ihnen ggf. vorhandene Alternativverbindungen besprechen. Grundsätzlich gilt: Erst nach einer schriftlichen Bestätigung durch uns gilt die Gruppe für die angefragte bzw. die vereinbarte Fahrt als angemeldet.

Wir bitten um Ihr Verständnis, dass Gruppenfahrkarten nur in Zusammenhang mit der Bestätigung zur Mitnahme in den angefragten oder vereinbarten Zügen aus-gegeben werden können. Nutzen Sie daher unser Service-Personal bei der Buchung und Ihre Planung wird von vornherein stressfrei.

1. Von spontanen, nicht angemeldeten Gruppenreisen raten wir ausdrücklich ab. Hier wird nicht nur die Möglichkeit vergeben, Fahrkarten im Vorverkauf zu teilweise deutlich vergünstigten Tarifen zu erwerben. Im Zweifel ist der Triebfahrzeugführer auch berechtigt, die Mitnahme von Fahrgästen / Gruppen abzulehnen. Dieses steht über einer vermeintlichen Beförderungspflicht.

2. Melden Sie deshalb Ihre Gruppenfahrt möglichst frühzeitig an. Bedenken Sie, dass an bestimmten Tagen („Brückentage“, Wandertage usw.) oftmals eine erhöhte Nachfrage von Gruppen besteht. Die frühzeitige Anmeldung sichert Ihnen nicht nur eine höhere Wahrscheinlichkeit für die Mitnahme - Sie profitieren auch von oftmals erheblich günstigeren Fahrpreisen. Z. B.: 50% Ermäßigung im SH-Tarif bei einer Buchung 10 Tage vor Reiseantritt.

3. Meiden Sie in den Hauptverkehrszeiten (möglichst nicht zwischen 6 - 9 Uhr und 16 - 18 Uhr) die Lastrichtungen – d.h. morgens in Richtung der Ballungsräume und nachmittags entgegengesetzt. In Gegenrichtung stehen hingegen zumeist Kapazitäten auch zu diesen Uhrzeiten zur Verfügung.

4. Überlegen Sie daher, ob Alternativverbindungen (z.B. einen Zug früher oder später) in Frage kommen. Im Falle der Ablehnung der Gruppenmitnahme für den gewünschten Zug ist dann eine Einigung auf eine alternative Verbindung deutlich einfacher.

5. Denken Sie bitte darüber nach, ob große Gruppen geteilt werden können (z. B. Aufteilung in Schulklassen) und über mehrere Fahrten verteilt zum Ziel fahren. Je kleiner die Gruppe, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, bei der gewünschten Fahrt mitgenommen zu werden.

6. Binden Sie so früh wie möglich unser Personal in den Service-Centern Quickborn und Kaltenkirchen oder am Service-Telefon 04191 / 933-933 bei Ihren Gruppenfahrten mit ein.

Im Interesse der möglichst reibungslosen Planung Ihrer Fahrt bitten wir Sie um Beachtung unserer Empfehlungen und um Verständnis für die notwendige Anmeldeprozedur, die allen Fahrgästen komfortabel und zuverlässig die Mitfahrt sichern soll.

Wir wünschen Ihnen eine gute Fahrt.